Cherchez la tâche la plus coûteuse, pas la plus pénible
La tâche qui vous agace le plus n’est pas toujours celle qui vous coûte le plus. Une corvée de dix minutes par semaine énerve. Une prestation qui n’arrive jamais sur la facture coûte de l’argent tous les mois, en silence.
Avant de choisir, mettez un chiffre en face de chaque candidate : des heures, des jours de retard, ou des euros.
Six questions pour la repérer
- Revient-elle souvent ? Toutes les semaines, idéalement tous les jours.
- Savez-vous à quoi ressemble le travail bien fait ? Le résultat doit être clair, même si l’information de départ arrive n’importe comment.
- Pouvez-vous mesurer ce qu’elle coûte aujourd’hui ?
- Les informations existent-elles déjà quelque part, même en plusieurs endroits ?
- Une erreur se rattrape-t-elle facilement ?
- Verrez-vous le résultat en quelques semaines ?
Une tâche qui répond oui aux six fait une excellente première candidate.
Des points de départ fréquents
- Faire arriver chaque prestation jusqu’à la facture, sans rien oublier en route.
- Comprendre les demandes qui arrivent par message, par mail ou par téléphone, et les ranger sur le bon dossier.
- Lire les documents que vous recevez et signaler ce qui manque.
- Préparer les documents à partir de ce que vous avez déjà saisi.
- Faire remonter les dossiers qui n’avancent plus.
Une seule suffit pour commencer.
Commencez sous contrôle
Nous distinguons quatre niveaux, et nous ne les mélangeons pas.
- Le système détecte : il repère une situation et vous la signale.
- Il prépare : le message ou le document attend, prêt à partir.
- Vous validez : rien ne part sans votre accord.
- Il envoie seul : uniquement pour les cas simples que vous avez choisi d’ouvrir.
Au début, tout passe par vous. Vous corrigez, nous ajustons les règles sur vos cas réels. Vous ouvrez l’envoi automatique scénario par scénario, quand vous n’avez plus rien à corriger.
Mesurez avant d’aller plus loin
Refaites la mesure du départ, avec les mêmes chiffres. Si la tâche ne vous rend ni temps ni argent, arrêtez-vous là. Si elle en rend, la tâche suivante se présente en général toute seule : c’est vous qui la demandez.
C’est ainsi qu’un projet de facturation, dans un groupe de carrosseries, a grandi jusqu’à relier cinq ateliers dans un seul outil. Personne n’avait vendu cet outil au départ.
Ce qu’il vaut mieux laisser à un humain
- Une information qui en contredit une autre.
- Un client mécontent.
- Une négociation.
- Un cas que vous n’avez jamais vu.
Votre entreprise aura toujours besoin de vous pour décider. Elle n’a pas besoin de vous pour reconstituer, le soir, ce qui s’est dit dans la journée.