Ce que vous nous dites, et ce que la journée montre
Un dirigeant nous appelle rarement avec un cahier des charges. Il nous appelle avec une fatigue : trop d’appels, trop de soirées au bureau, trop de choses qui passent par lui.
Le dirigeant d’un groupe de cinq carrosseries nous a contactés pour aller plus vite sur ses factures. Il y passait trois heures chaque soir. Sur place, nous avons vu autre chose. Ses chefs d’atelier savaient parfaitement où en étaient les voitures. Ce qui se perdait, c’était le lien entre ce que le client demande à l’arrivée, ce que l’atelier fait, et ce qui arrive sur la facture. Lui seul refaisait ce lien, à la main, chaque soir.
La demande parlait de vitesse. La journée a montré un problème de circulation de l’information. La solution n’est pas la même.
Ce que nous regardons pendant cette journée
Nous ne regardons pas votre métier : vous le connaissez mieux que nous. Nous regardons tout ce qui l’entoure.
- Par où l’information arrive : téléphone, WhatsApp, mail, papier, de vive voix.
- Qui la note, où, et à quel moment.
- Ce qui se répète chaque jour ou chaque semaine.
- Ce qui prend régulièrement du retard, et pourquoi.
- Qui appelle qui pour retrouver une information.
- Ce que vous refaites le soir parce que personne d’autre ne peut le faire.
Nous suivons quelques dossiers réels du début à la fin. C’est là que les trous apparaissent.
Ce que nous ne faisons pas
Nous ne jugeons pas votre organisation. Si votre entreprise tourne, c’est que votre façon de faire fonctionne.
Nous ne vous demandons pas de changer d’outils. Votre logiciel de facturation, votre agenda et votre messagerie restent en place.
Nous n’installons rien ce jour-là. Nous venons avec un carnet.
Ce que vous recevez ensuite
Après la journée, nous vous disons quatre choses.
- La tâche à traiter en premier, et pourquoi celle-là.
- Les outils sur lesquels nous devons nous brancher.
- Ce qui restera sous votre validation, au moins au début.
- Un périmètre de départ, avec son prix.
Et si l’automatisation ne vaut pas le coup chez vous, nous vous le disons aussi. Un abonnement à un logiciel du marché suffit parfois.
Pourquoi cette étape évite les mauvais projets
Même avec une journée sur place, nous nous trompons parfois. Pour ce groupe de carrosseries, nous avions pensé la première version pour un écran d’ordinateur. Dans les ateliers, personne ne s’assoit devant un ordinateur : tout le monde travaille debout, un téléphone dans la poche. Nous avons refait l’interface pour le téléphone, avec de gros boutons.
Sans présence sur le terrain, nous aurions découvert cette erreur bien plus tard, et elle aurait coûté bien plus cher.
Par où commencer
Le diagnostic du site tient en cinq questions. Il nous dit où vous perdez du temps, et nous vous rappelons pour en parler. La journée sur place vient ensuite, si le sujet le mérite.