Vous voulez un logiciel, une application ou un site qui colle à votre façon de travailler. Le prestataire vous répond : « Envoyez-nous votre cahier des charges. » Et là, vous bloquez. Vous ne parlez pas le langage des développeurs, vous ne savez pas quoi mettre dedans, et vous craignez d'oublier l'essentiel.
Bonne nouvelle : on ne vous demande pas un document technique. On vous demande de raconter votre métier avec précision. C'est un exercice que vous maîtrisez déjà, à condition de suivre un ordre. Voici comment faire un cahier des charges utile, sans un seul mot de jargon.
Un cahier des charges, à quoi ça sert vraiment
Un cahier des charges sert à une chose : que vous et votre prestataire imaginiez le même outil. Sans lui, chacun comble les trous avec sa propre idée. Vous pensez « suivi des devis », il entend « liste des devis ». Vous découvrez l'écart à la livraison, quand le corriger coûte le plus cher.
Le document joue aussi trois autres rôles, très concrets pour un dirigeant :
- Comparer des devis. Si vous envoyez le même texte à trois prestataires, leurs prix deviennent comparables. Sans texte commun, chacun chiffre un projet différent.
- Fixer le périmètre. Ce qui figure dans le cahier des charges entre dans le prix. Ce qui n'y figure pas fera l'objet d'une discussion, et souvent d'un supplément.
- Vérifier à la livraison. Vous reprenez chaque point et vous cochez. Le document devient votre liste de contrôle.
Cahier des charges fonctionnel ou technique : vous n'écrivez que le premier
On distingue deux documents. Le cahier des charges fonctionnel dit ce que l'outil doit permettre de faire : « mon chef d'atelier voit les véhicules du jour et leur avancement ». Le cahier des charges technique dit comment le construire : base de données, langage, hébergement.
Le second revient au prestataire. C'est son travail, et c'est pour cela que vous le payez. Votre rôle porte sur le premier : décrire des besoins, des situations, des personnes. Si vous vous surprenez à écrire « il faudrait une base de données », arrêtez-vous et demandez-vous plutôt : « qu'est-ce que je veux retrouver, et quand ? ».
Comment faire un cahier des charges en 7 étapes
Prévoyez deux ou trois séances d'une heure, pas une semaine. Gardez une feuille ouverte pendant quelques jours : les meilleures idées arrivent en plein travail, pas devant l'écran.
- Racontez une journée type. Du premier appel du matin à la dernière facture du soir. Qui fait quoi, avec quel outil, sur quel papier. Ne triez rien : écrivez tout ce qui se passe, même ce qui vous semble évident.
- Notez ce qui coince. Les ressaisies, les oublis, les informations qu'on cherche, les relances qu'on fait à la main. Pour chaque irritant, une phrase : « Aujourd'hui, nous perdons du temps quand… ».
- Listez les personnes qui utiliseront l'outil. Vous, votre assistante, vos techniciens, vos clients peut-être. Pour chacun : ce qu'il doit voir, ce qu'il doit faire, ce qu'il ne doit pas toucher.
- Écrivez les besoins sous forme de phrases simples. « En tant que secrétaire, je veux envoyer un devis en deux clics depuis la fiche client. » Une phrase par besoin, avec la personne, l'action et le résultat attendu.
- Classez par priorité. Trois colonnes : indispensable dès le départ, utile plus tard, simple envie. Cette étape vous protège du projet qui gonfle et du budget qui dérape.
- Rassemblez vos documents réels. Un devis, une facture, un bon d'intervention, votre tableur actuel. Un exemple vrai vaut dix paragraphes d'explication.
- Fixez le cadre. Votre budget, même en fourchette, votre date idéale, les outils que vous gardez (comptabilité, agenda, banque) et avec lesquels le nouvel outil doit échanger.
Rédiger un cahier des charges : les phrases qui aident, celles qui piègent
Le danger ne vient pas de ce que vous oubliez. Il vient des phrases trop vagues, que chacun lit à sa manière. Quelques exemples que nous croisons souvent :
| Vous écrivez | Le risque | Écrivez plutôt |
|---|---|---|
| « Un outil simple » | Chacun a sa définition | « Mon technicien remplit le bon en moins d'une minute sur son téléphone » |
| « Gérer les clients » | Trop large pour chiffrer | « Retrouver un client, voir ses devis, ses factures et ses derniers échanges » |
| « Des statistiques » | Un écran que personne ne lit | « Chaque lundi, le chiffre d'affaires de la semaine et les devis en attente » |
| « Comme le logiciel X » | On copie aussi ses défauts | « Ce que j'aime dans X : … ; ce qui me gêne : … » |
Le bon test : une personne qui ne connaît pas votre entreprise comprend-elle la phrase sans vous poser de question ?
Cahier des charges logiciel : les rubriques à ne pas oublier
Pour un cahier des charges logiciel, ces rubriques suffisent dans la grande majorité des projets de TPE et de PME. Gardez-les dans cet ordre, et restez court : quelques pages denses valent mieux qu'un pavé que personne ne relit.
- Votre entreprise en dix lignes. Métier, taille, clients, ce qui vous distingue.
- Le problème à résoudre. Les irritants de l'étape 2, avec leurs conséquences : temps perdu, erreurs, clients qui attendent.
- Les utilisateurs. La liste de l'étape 3, avec les droits de chacun.
- Les besoins par priorité. Vos phrases de l'étape 4, rangées dans les trois niveaux de l'étape 5.
- Les échanges avec vos outils actuels. Ce qui doit entrer dans le logiciel, ce qui doit en sortir, et vers où.
- Les données existantes. Ce que vous voulez reprendre de vos fichiers actuels, et dans quel état ils se trouvent.
- Le cadre. Budget, calendrier, interlocuteur côté entreprise, et à qui revient l'outil quand vous avez tout payé.
Ce dernier point surprend souvent. Il compte pourtant autant que les autres : demandez par écrit à qui reviennent le code et vos données à la fin du projet. Nous détaillons ces questions dans notre article sur la propriété du code de votre logiciel.
Les trois erreurs qui coûtent le plus cher
- Tout mettre au même niveau. Sans priorités, le prestataire chiffre tout, et le devis vous décourage. Avec des priorités, il propose une première version qui sert dès le premier mois.
- Écrire seul dans son bureau. Les personnes qui utiliseront l'outil chaque jour voient des détails que le dirigeant ne voit plus. Une demi-heure avec chacune change le document.
- Figer le texte pour toujours. Le cahier des charges ouvre la discussion, il ne la ferme pas. Un bon prestataire pose des questions, reformule, et vous rend une version plus claire que la vôtre.
Pas besoin d'être technique : votre métier suffit
Un dirigeant qui sait raconter sa journée sait faire un cahier des charges. Le reste relève du prestataire : traduire vos phrases en écrans, en règles et en échanges entre outils, puis vous montrer le résultat avant de construire.
Chez app363, nous allons plus loin : nous écrivons ce document avec vous. Nous passons une journée dans votre entreprise, nous observons, nous posons les questions des sept étapes, puis nous vous remettons une version claire, à valider ligne par ligne. Vous la gardez, même si vous confiez ensuite le projet à quelqu'un d'autre. Si votre projet porte sur un outil de gestion, un CRM ou une application métier, découvrez notre approche du logiciel sur mesure.
Et si vous préférez commencer seul, prenez une feuille aujourd'hui et racontez votre journée de demain. Vous tenez déjà la première page.